Unidad V Documentación del análisis del sistema

5.1 Estándares en la documentación del análisis.

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

-Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.

-Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

-La documentación deberá ser completa.

-Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

-La documentación siempre se conserva actualizada.

Ventajas de la estandarización

*Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de sistemas.

*Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
*Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
*Asegura que el sistema opere correctamente.
*Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

5.2 Preparación del reporte escrito.

Quizás es la comunicación más importante de todas, que describe los hallazgos del análisis de sistemas. El formato y contenido de este reporte incluye lo siguiente:

1.    Una nueva exposición de la razón y alcance del análisis.

2.    Una lista de los principales problemas identificados.

3.    Una presentación de todos los requerimientos de los usuarios.

4.    Un planteamiento de todas las suposiciones críticas hechas por el analista durante el análisis.

5.    Una proyección de los recursos requeridos y los costos esperados que estarán involucrados en el diseño de cualquier nuevo sistema o en la modificación del sistema actual.

6.    Cualquier recomendación referente al sistema propuesto o a sus requerimientos.

5.3 Presentación de la propuesta.

El reporte está dirigido a dos receptores diferentes.

Primeramente, el gerente para determinar si el analista ha realizado un trabajo competente.

El segundo lugar a la gerencia general y a la gerencia de los usuarios para determinar si el analista ha considerado o no todos los requerimientos de la organización.

Para proporcionar un reporte significativo a estas dos partes interesadas, el analista deberá esforzarse por ser conciso pero completo al preparar el reporte. Los requerimientos deberán cuantificarse y explicarse de manera específica.

El analista deberá evitar en el reporte el lenguaje técnico y los acrónimos. Deberán anexarse exposiciones y los documentos de trabajo que se utilizaron en el análisis de sistemas.

Comprensión de la audiencia

Así como la audiencia del documento de la propuesta define su estilo de redacción, el nivel de detalle y el tipo de figuras, el conocimiento de la audiencia de la presentación oral permite al orador descubrir que tan formal debe ser, que presentar y qué tipo de ayudas visuales debe incluir. Es imperativo conocer a quien se dirigirá.

Si el auditorio es homogéneo, la tarea del ponente es más fácil, ya que sólo debe satisfacer unos cuantos puntos de vista. Aunque no in­tentamos analizar de manera extensiva los tipos de audiencia, hay ciertos puntos que deben tomarse en cuenta acerca de las diferencias entre audiencias.

Uso de datos demográficos

Los datos demográficos pueden obtenerse a través de cuestionarios, entrevistas y datos de archivo. Los datos demográficos básicos incluyen la edad del empleado, su sexo, educación, puesto dentro de la organización y la antigüedad en el puesto actual. Además, al recopilar estos datos entérese de los requeri­mientos potenciales de información que pueden solicitarse, y con ello logrará que su audiencia alcance una mejor comprensión durante la presentación oral. Consideraremos a los ejecutivos y a los principales usuarios como la audiencia que tomará la mayoría de las decisiones acerca del sistema propuesto. Sin embargo, la mayoría de los ingenieros que presentan una propuesta de sistemas se encuentran con combina­ciones de estas dos audiencias básicas, más que con un grupo homogéneo.