Unidad I Contexto organizacional del análisis

1.1  Observación del comportamiento y el ambiente

1.1.1 actividades de toma de decisiones

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo.

Para tomar una decisión no importa su naturaleza es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección puede tener repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la empresa, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema.

Clases de decisiones

1.-Decisiones programadas

Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas.

En estas decisiones la persona que toma la decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige a la que se ha seguido anteriormente. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

2.-Decisiones no programadas

Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en común.

Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada..

Proceso de toma de decisiones

La separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero podemos identificar principalmente las siguientes:

Identificar y analizar el problema

Esta etapa consiste en comprender la condición del momento visualizar la condición deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condición presente real y la deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro.

Identificar los criterios de decisión y ponderarlos

Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome.

La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma. Generar las alternativas de solución

Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, entre más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria.

De todos modos, el desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida.

Evaluar las alternativas

Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado.

Elección de la mejor alternativa

En este paso se escoge la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque : • Maximizar: Tomar la mejor decisión posible.

• Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.

• Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas meta

Implementación de la decisión

Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.

Evaluación de los resultados

Después de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no.

Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión.

1.1.2 Muestreo de tiempos y eventos

El muestreo de tiempos permite que el analista ponga intervalos específicos en los cuales observar las actividades de los gerentes (tomadores de decisiones). Por ejemplo, el muestreo de tiempos puede especificar la observación de un tomador de decisiones durante cinco intervalos de 10 minutos, escogidos al azar a lo largo de siete días ocho horas. También permite una vista representativa de actividades que suceden con bastante frecuencia.

El muestreo de eventos proporciona observaciones sobre un comportamiento íntegro en su contexto natural. Muestrea intencionalmente eventos completos, tales como “reuniones de consejo” o “una sesión de entrenamiento de usuarios” en vez de muestrear los períodos de tiempo al azar.

1.1.3 Diagrama de contexto

El diagrama de contexto tiene una gran importancia puesto que resume el requisito principal del sistema de recibir ciertas entradas, procesarlas de acuerdo con determinada función y generar ciertas salidas. A partir del diagrama de contexto se puede ir construyendo nuevos diagramas que vayan definiendo con mayor nivel de detalle lo flujos de datos y procesos de transformación que ocurren en el sistema, de forma que al final obtenemos una jerarquía de diagramas.

1.2  Identificación de problemas y eventos

Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto, requiere que se observe de forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros miembros de la organización hacer notar los problemas.

Las oportunidades son aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información.

1.3 Identificación de objetivos

La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase. En primera instancia, el analista deberá descubrir lo que empresa intenta realizar, y luego, estará en posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para alcanzar sus metas, al encaminarla a problemas u oportunidades específicas.

1.3.2 Clasificación

En toda organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen:

–        Proporcionar varios productos y servicios.

–        Estar delante de la competencia.

–        Crecer.

–        Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los costos.

–        Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados.

–        Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria.

–        Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable.

–        Desarrollar el comercio internacional.

–         

1.3.3 Redacción

Es necesario plasmar por escrito los objetivos que se tienen en una empresa y en base a ellos trabajar para encontrar una solución óptima a los problemas y encontrar esas oportunidades que le permitirán a la organización lograr el crecimiento en todos los aspectos.

1.3.4 Formulación de los estudios de factibilidad del proyecto

Factibilidad Técnica

Evaluación preliminar: A efectos de diseñar la configuración del equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la instalación, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de proceso, según los requerimientos de las aplicaciones a procesar, así como también, definir el tipo de dispositivos periféricos a configurar.

Factibilidad Económica

Cuantificación de la inversión: Para efectuar el estudio de factibilidad económico-financiera resulta imprescindible conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la empresa para incorporar el nuevo sistema,  así como también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento a posteriori de la puesta en marcha. Dado que los costos de hardware y software se incluyen en el estudio técnico, será necesario conocer los siguientes costos complementarios:

•         Dotación

•         Mobiliario

•         Instalación eléctrica

•         Suministros

•         Layout

•         Sistema de seguridad

•         Cursos de capacitación

•         Seguro

•         Fletes